мудрые конфяне!
подскажите, как грамотно себя повести завтра на совещании с руководством...
вводные:
работаю меньше 4-х месяцев начальником маленького административного подразделения...
работа очень нравится (впервые за много лет)...и, как говорится, ничто не предвещало…
на прошлой неделе пришел неприятный вызов из налоговой по факту нарушения сроков предоставления информации по трём запросам, по итогам разбирательства будут начислены штрафы...
подразделение, ответственное за подготовку ответов, по разным уважительным и вполне понятным с чел. т.з. причинам, опоздало с выполнением ответов (сроки очень ограничены)...
моё подразделение регистрирует почту и отправляет её, т.е. в день отправки письма со всего предприятия складываются в специальные лотки (один для обычных писем, другой для ценных, которые почта обязана отправить в день поступления) ...
что внутри конвертов, мои сотрудники не знают, поэтому полагаются на благоразумие ответственных лиц.
Теперь, несмотря на то, что исполнитель уже написала объяснительную записку на имя руководства, а её начальник признала факт нарушения сроков в своём отделе, я написала письмо всем участникам о мерах, которые я предлагаю ввести (бывший начальник уже их предлагала) для предотвращения подобных ситуаций в дальнейшем, главный бухгалтер назначает МНЕ и только встречу с руководством, где, очевидно, планирует представить "неопровержимые доказательства" вины моих сотрудников в том, что они приняли для отправки неверно оформленные документы...
следует учесть, что ситуации подобные уже случались, после чего бывший начальник рассылала всем письма с просьбой правильно оформлять отправки в гос.органы, имеющие конкретные сроки исполнения, т.к. с почты обычные письма не всегда уходят день в день... Писем в налоговые может быть десяток в день или больше…
аргументы главбуха против меня:
1.меня предупреждали о подобных «косяках» в первый день работы – я сразу расспросила сотрудников о том, что это было и как с этим бороться
2.после очередного «косяка» ещё до моего прихода моих сотрудников уже пытали калёным железом с требованием признать свою вину и больше ТАК НИКОГДА не делать (тогда их вина тоже была сомнительной)
на моё совершенно спокойное письмо, в котором я отвечаю ей, что сотрудники моего отдела не могут контролировать действия/бездействия/соблюдение сроков другими подразделениями, мне было прислано приглашение на "разбор полётов", где обвиняемый - я, гос. прокурор - главбух, свидетель обвинения - начальник опер.дивизиона (она присутствовала тогда на встрече в первый день моей работы), судьи - руководство...
дело осложняется тем, что мне уже перемыли кости во всех отделах с подачи "заинтересованной стороны"...
а я всё никак не пойму, почему в моей ДИ ничего не сказано о том, что именно я отвечаю за соблюдение сроков отправки документов, которые готовлю не я...
в общем, посоветуйте, я реально не знаю, чего завтра ждать, глаз дёргается с пятницы... :((
могу в горячке написать заявление об уходе, предложить удержать штраф из моей небольшой зп...
но, блин, не хочу, т.к. не вижу причин уходить с хорошей работы по профилю образования, которое сейчас заканчиваю…
*** Тема перенесена из конференции "О своем, о девичьем"
Конференция "Работа и образование""Работа и образование"
Раздел: Ситуация
Отвечать в конференциях и заводить новые темы может любой участник, независимо от наличия регистрации на сайте 7я.ру.
околорабочее из цикла "вы фсё знаете", быстро потру, но может, успею что-то придумать с вашей помощь
04.10.2011 19:36:00, komarel42 комментария
Очень много буков...
1. Зря Вы полезли со своим рац.предложением. Раз там без Вас уже разобрались: виноватый повинился, а его начальник согласился. Вот не надо активничать если 200% не уверены, что это надо лично Вам.
2. Вообще не увидела, в чем косяк Вашего отдела. У Вас есть регламент, как я поняла, по срокам и процедурам отправки писем. Регламент не нарушили? Тогда в чем вообще претензии к Вам? 04.10.2011 22:47:23, МоЗайка
рац. предложение последовало за попыткой перевесить с больной головы на здоровую...
04.10.2011 22:56:17, komarel
наоборот, я с самого начала даже близко не допускала, что в чём-то была вина нашего отдела - всё сделали точно по регламенту и в срок, но меня упорно втягивают как теперь уже единственно виноватую...
05.10.2011 09:15:31, komarel
да нет, нас 100 человек, просто довольно тесное общение через почту с контролирующими органами...
мы должны были догадаться, что раз письма в налоговую, то их надо было отправлять ценными, чтобы был круглый штамп почты...
весь вопрос в том, как догадаться?
ведь не все письма в налоговую идут как срочные...
а регистрируют их и отправляют 2 разных человека, им и в голову не пришло спросить у принесшего, это срочные письма?
в общем, прихожу к выводу, что из моего отдела, как это ни прискорбно, принято делать "мальчиков для битья" в любой ситуации... потому что "здесь так заведено" 05.10.2011 12:04:54, komarel
да, сегодня по итогам совещания с руководством (где "главный" прямо сказал, что раз нет прописанного регламента, то винить некого:)) к глубокому огорчению стороны обвинения) было решено изменить процедуру отправки - теперь все письма оформляются как "ценные"
05.10.2011 20:53:19, komarel
1. Зря Вы полезли со своим рац.предложением. Раз там без Вас уже разобрались: виноватый повинился, а его начальник согласился. Вот не надо активничать если 200% не уверены, что это надо лично Вам.
2. Вообще не увидела, в чем косяк Вашего отдела. У Вас есть регламент, как я поняла, по срокам и процедурам отправки писем. Регламент не нарушили? Тогда в чем вообще претензии к Вам? 04.10.2011 22:47:23, МоЗайка
А это была разве Ваша голова - больная или здоровая? Я поняла, что поначалу без Вас было разрулили, нет?
04.10.2011 23:34:08, МоЗайка
У вас, наверное, очень большая организация? Вот каждый и стремится прикрыть себя как можно быстрее. Кто первый встал - того и тапки.
Ничего страшного, я думаю не случится.
Вы явно не виноваты.
Если документы поступили к вам с опозданием, то как вы могли отправить их раньше, чем они поступили? 05.10.2011 11:04:47, Яснотка
Ничего страшного, я думаю не случится.
Вы явно не виноваты.
Если документы поступили к вам с опозданием, то как вы могли отправить их раньше, чем они поступили? 05.10.2011 11:04:47, Яснотка
мы должны были догадаться, что раз письма в налоговую, то их надо было отправлять ценными, чтобы был круглый штамп почты...
весь вопрос в том, как догадаться?
ведь не все письма в налоговую идут как срочные...
а регистрируют их и отправляют 2 разных человека, им и в голову не пришло спросить у принесшего, это срочные письма?
в общем, прихожу к выводу, что из моего отдела, как это ни прискорбно, принято делать "мальчиков для битья" в любой ситуации... потому что "здесь так заведено" 05.10.2011 12:04:54, komarel
а больше вообще ничего не хотят.
Ну если только немного восхищения чужим мозгом и сочувствия чужим косякам )) 04.10.2011 19:53:38, ландыш
про исполнителя, который написал объяснительную, все как-то забыли... 04.10.2011 19:57:48, komarel
это ты для них царь и бог )), вот и поощряй их. 04.10.2011 20:09:17, ландыш
поощряю, как могу, пока только хорошим отношением... 04.10.2011 20:15:02, komarel
Кстати, включать режим глупой блондинки иногда так здорово...) Я только недавно научилась это делать, и буду продолжать совершенствоваться. 04.10.2011 19:56:53, Вечная Весна
во-вторых - завтра на совещание принести план мероприятий по недопущению такой котовасии со стороны отдела.
я предлагаю журнал отправки срочных документов, с указанием даты и времени передачи т.к. не дай бог что ещё повторится.
также написать бурды типа курьеров-срочных нарочных или фельдегеря для таких писем.
на главного бухгалтера не наезжать в ЛЮБОМ случае. её вину не обозначать даже намёком. это грех в любом заведении - главный бухгалтер для сотрудников должен быть святее папы римского. во всяком случае она должна так думать. 04.10.2011 19:42:52, tЮлька
главбух не виновата, исполнителем был отдел документарных операций, так что никто её ни в чём и не обвиняет, и вообще я до последнего времени очень хорошо к ней относилась... но, видимо, повела себя не так, как она от меня ожидала 04.10.2011 19:49:50, komarel
другого варианта ведь нет, как я понимаю. 04.10.2011 19:51:31, tЮлька
а что, журнал положить в этот же лоток не судьба, чтобы носители этих писем их сами регистрировали?
привязать его верёвочкой и пусть складывают и вписывают туды:) 04.10.2011 19:58:04, tЮлька
а позвать за компанию на совещание начальника провинившегося отдела никак?
с формулировкой - для оптимизации процесса отправки и там стрелки перевести в процессе? 04.10.2011 20:02:31, tЮлька
я так и сделала сегодня
но искренне не понимаю, почему этого не сделал инициатор совещания... 04.10.2011 20:05:31, komarel
Не совсем понятно, кто складывает почту в нужные лотки - т.е. кто отвечает за то, чтобы срочное письмо ушло в тот же день. Какая система передачи этой информации?
04.10.2011 19:41:22, Petra
исходящие зарегистрированы в день отправки, но это уже позже нормативных сроков, отнесены на почту в тот же день
04.10.2011 19:55:33, komarel
Иным словами, было бы неплохо, если бы вы отправляли письма раньше, чем они подготовлены исполнителями и поступили в ваш отдел для отправки?
04.10.2011 20:54:18, Oblina
:)
а ещё лучше сами бы их и готовили :)
пока это не достижимо - мы же глупые курицы, поэтому от нас требуется, видимо, чтобы мы сами отправляли ФСЕ письма как ценные, не ожидая адекватного поведения от исполнителя 04.10.2011 21:19:03, komarel
я уже на работе, одета строго по протоколу :)
вряд ли меня можно назвать "глупой курицей", просто крайне нерентабельно искать на моё место кого-то другого :)
в крайнем случае, подробнее пригляжусь к Газпрому :) 05.10.2011 09:25:02, komarel
если не оформить письмо как ценное, оно "by default" отправляется как обычное
запечатывает-оформляет письмо, кладёт его в нужный лоток исполнитель 04.10.2011 19:43:33, komarel
ну конечно, исполнитель - не мой подчинённый, о том и речь, как я могу контролировать действия сотрудников всего предприятия...
ценные письма лежат отдельно, оформляются иначе и отправляются со спец.обученным человеком (курьером) - сотрудником почты, чтобы не дай Б-г не прошляпить срок отправки 04.10.2011 20:03:53, komarel
а главное - какова система регистрации и могут ли регистрационные записи служить доказательством невиновности автора.
04.10.2011 19:45:18, Маграт
а ещё лучше сами бы их и готовили :)
пока это не достижимо - мы же глупые курицы, поэтому от нас требуется, видимо, чтобы мы сами отправляли ФСЕ письма как ценные, не ожидая адекватного поведения от исполнителя 04.10.2011 21:19:03, komarel
вряд ли меня можно назвать "глупой курицей", просто крайне нерентабельно искать на моё место кого-то другого :)
в крайнем случае, подробнее пригляжусь к Газпрому :) 05.10.2011 09:25:02, komarel
запечатывает-оформляет письмо, кладёт его в нужный лоток исполнитель 04.10.2011 19:43:33, komarel
Исполнитель - это отправитель из другого отдела или один из Ваших подчиненных? А ценные письма где-то регистрируются (кто принес, когда, подпись)?
04.10.2011 19:46:37, Petra
ценные письма лежат отдельно, оформляются иначе и отправляются со спец.обученным человеком (курьером) - сотрудником почты, чтобы не дай Б-г не прошляпить срок отправки 04.10.2011 20:03:53, komarel
Читайте также
Шампанское для тревожных женщин: миф, роскошь или лекарство?
Считается, что бокал шампанского способен снять напряжение и тревогу. Но прежде чем сделать этот ежедневный ритуал частью своей жизни, важно понять полную картину.
СДВГ у детей: как проявляется и что делать родителям
Плохая успеваемость, проблемы со сном и поведением могут быть сигналами СДВГ –распространенного психического нарушения. В статье расскажем, как распознать болезнь и помочь ребенку.
