кто ездил знакомиться в ребенком в другой регион РФ

Предисловие:Чтобы встать на учет в органах опеки для поиска ребенка,требуется личное присутствие.Понятно,что по всей России не наездишься.Поэтому ищем ребенка через ГБД.
Нашли малыша,он в другом оч.далеком регионе РФ.Опека по телефону говорит,чтобы выслали заключение,анкету и заявление(они нас поставят на учет)+позвонили РОБД,чтобы подтвердить,что нет выданных направлений,а потом звонить в опеку и сообщать дату приезда,и они якобы сделают статус ребенка,что он на просмотре. Но поскольку все это по телефону,то есть некоторые сомнения и опасения,что может получиться так,что мы приедем,а на ребенка уже выдано направление другим :).
Как лучше организовать общение с опекой,чтобы приехав туда,была гарантия,что ребенка можно будет посмотреть(т.е.на момент нашего приезда никому не было выдано направление)? Вопрос очень актуальный,просьба писать только опыт или ссылки на законодательные акты. Спасибо за понимание.