мудрые конфяне!
подскажите, как грамотно себя повести завтра на совещании с руководством...
вводные:
работаю меньше 4-х месяцев начальником маленького административного подразделения...
работа очень нравится (впервые за много лет)...и, как говорится, ничто не предвещало…
на прошлой неделе пришел неприятный вызов из налоговой по факту нарушения сроков предоставления информации по трём запросам, по итогам разбирательства будут начислены штрафы...
подразделение, ответственное за подготовку ответов, по разным уважительным и вполне понятным с чел. т.з. причинам, опоздало с выполнением ответов (сроки очень ограничены)...
моё подразделение регистрирует почту и отправляет её, т.е. в день отправки письма со всего предприятия складываются в специальные лотки (один для обычных писем, другой для ценных, которые почта обязана отправить в день поступления) ...
что внутри конвертов, мои сотрудники не знают, поэтому полагаются на благоразумие ответственных лиц.
Теперь, несмотря на то, что исполнитель уже написала объяснительную записку на имя руководства, а её начальник признала факт нарушения сроков в своём отделе, я написала письмо всем участникам о мерах, которые я предлагаю ввести (бывший начальник уже их предлагала) для предотвращения подобных ситуаций в дальнейшем, главный бухгалтер назначает МНЕ и только встречу с руководством, где, очевидно, планирует представить "неопровержимые доказательства" вины моих сотрудников в том, что они приняли для отправки неверно оформленные документы...
следует учесть, что ситуации подобные уже случались, после чего бывший начальник рассылала всем письма с просьбой правильно оформлять отправки в гос.органы, имеющие конкретные сроки исполнения, т.к. с почты обычные письма не всегда уходят день в день... Писем в налоговые может быть десяток в день или больше…
аргументы главбуха против меня:
1.меня предупреждали о подобных «косяках» в первый день работы – я сразу расспросила сотрудников о том, что это было и как с этим бороться
2.после очередного «косяка» ещё до моего прихода моих сотрудников уже пытали калёным железом с требованием признать свою вину и больше ТАК НИКОГДА не делать (тогда их вина тоже была сомнительной)
на моё совершенно спокойное письмо, в котором я отвечаю ей, что сотрудники моего отдела не могут контролировать действия/бездействия/соблюдение сроков другими подразделениями, мне было прислано приглашение на "разбор полётов", где обвиняемый - я, гос. прокурор - главбух, свидетель обвинения - начальник опер.дивизиона (она присутствовала тогда на встрече в первый день моей работы), судьи - руководство...
дело осложняется тем, что мне уже перемыли кости во всех отделах с подачи "заинтересованной стороны"...
а я всё никак не пойму, почему в моей ДИ ничего не сказано о том, что именно я отвечаю за соблюдение сроков отправки документов, которые готовлю не я...
в общем, посоветуйте, я реально не знаю, чего завтра ждать, глаз дёргается с пятницы... :((
могу в горячке написать заявление об уходе, предложить удержать штраф из моей небольшой зп...
но, блин, не хочу, т.к. не вижу причин уходить с хорошей работы по профилю образования, которое сейчас заканчиваю…
*** Тема перенесена из конференции "О своем, о девичьем"
Конференция "Работа и образование""Работа и образование"
Раздел: Ситуация
Отвечать в конференциях и заводить новые темы может любой участник, независимо от наличия регистрации на сайте 7я.ру.
околорабочее из цикла "вы фсё знаете", быстро потру, но может, успею что-то придумать с вашей помощь
04.10.2011 19:36:00, komarel42 комментария
Очень много буков...
1. Зря Вы полезли со своим рац.предложением. Раз там без Вас уже разобрались: виноватый повинился, а его начальник согласился. Вот не надо активничать если 200% не уверены, что это надо лично Вам.
2. Вообще не увидела, в чем косяк Вашего отдела. У Вас есть регламент, как я поняла, по срокам и процедурам отправки писем. Регламент не нарушили? Тогда в чем вообще претензии к Вам? 04.10.2011 22:47:23, МоЗайка
1. Зря Вы полезли со своим рац.предложением. Раз там без Вас уже разобрались: виноватый повинился, а его начальник согласился. Вот не надо активничать если 200% не уверены, что это надо лично Вам.
2. Вообще не увидела, в чем косяк Вашего отдела. У Вас есть регламент, как я поняла, по срокам и процедурам отправки писем. Регламент не нарушили? Тогда в чем вообще претензии к Вам? 04.10.2011 22:47:23, МоЗайка
рац. предложение последовало за попыткой перевесить с больной головы на здоровую...
04.10.2011 22:56:17, komarel
А это была разве Ваша голова - больная или здоровая? Я поняла, что поначалу без Вас было разрулили, нет?
04.10.2011 23:34:08, МоЗайка
наоборот, я с самого начала даже близко не допускала, что в чём-то была вина нашего отдела - всё сделали точно по регламенту и в срок, но меня упорно втягивают как теперь уже единственно виноватую...
05.10.2011 09:15:31, komarel
У вас, наверное, очень большая организация? Вот каждый и стремится прикрыть себя как можно быстрее. Кто первый встал - того и тапки.
Ничего страшного, я думаю не случится.
Вы явно не виноваты.
Если документы поступили к вам с опозданием, то как вы могли отправить их раньше, чем они поступили? 05.10.2011 11:04:47, Яснотка
Ничего страшного, я думаю не случится.
Вы явно не виноваты.
Если документы поступили к вам с опозданием, то как вы могли отправить их раньше, чем они поступили? 05.10.2011 11:04:47, Яснотка
да нет, нас 100 человек, просто довольно тесное общение через почту с контролирующими органами...
мы должны были догадаться, что раз письма в налоговую, то их надо было отправлять ценными, чтобы был круглый штамп почты...
весь вопрос в том, как догадаться?
ведь не все письма в налоговую идут как срочные...
а регистрируют их и отправляют 2 разных человека, им и в голову не пришло спросить у принесшего, это срочные письма?
в общем, прихожу к выводу, что из моего отдела, как это ни прискорбно, принято делать "мальчиков для битья" в любой ситуации... потому что "здесь так заведено" 05.10.2011 12:04:54, komarel
мы должны были догадаться, что раз письма в налоговую, то их надо было отправлять ценными, чтобы был круглый штамп почты...
весь вопрос в том, как догадаться?
ведь не все письма в налоговую идут как срочные...
а регистрируют их и отправляют 2 разных человека, им и в голову не пришло спросить у принесшего, это срочные письма?
в общем, прихожу к выводу, что из моего отдела, как это ни прискорбно, принято делать "мальчиков для битья" в любой ситуации... потому что "здесь так заведено" 05.10.2011 12:04:54, komarel
да, сегодня по итогам совещания с руководством (где "главный" прямо сказал, что раз нет прописанного регламента, то винить некого:)) к глубокому огорчению стороны обвинения) было решено изменить процедуру отправки - теперь все письма оформляются как "ценные"
05.10.2011 20:53:19, komarel
а зачем чего-то завтра ждать? ну совещание. Ну главбух недовольна. И чё?
04.10.2011 19:45:12, ландыш
просто неприятно это, понимаешь... ну я, типо, гордая, не понимаю, почему я должна оправдываться, и чего от меня хотят - чтобы я голову "провинившегося" сотрудника завтра на подносе принесла?
04.10.2011 19:47:03, komarel
от тебя хотят, чтобы ты качественно делала свою работу. Ну так ты ее и делаешь качественно - не так ли?
а больше вообще ничего не хотят.
Ну если только немного восхищения чужим мозгом и сочувствия чужим косякам )) 04.10.2011 19:53:38, ландыш
а больше вообще ничего не хотят.
Ну если только немного восхищения чужим мозгом и сочувствия чужим косякам )) 04.10.2011 19:53:38, ландыш
так я восхитилась и посочувствовала, но по какой-то причине именно мой отдел принято "виноватить", а я что-то не виновачусь...
про исполнителя, который написал объяснительную, все как-то забыли... 04.10.2011 19:57:48, komarel
про исполнителя, который написал объяснительную, все как-то забыли... 04.10.2011 19:57:48, komarel
а что, их тоже пригласили на совещание? вроде нет.
это ты для них царь и бог )), вот и поощряй их. 04.10.2011 20:09:17, ландыш
это ты для них царь и бог )), вот и поощряй их. 04.10.2011 20:09:17, ландыш
ну, они же знают, куда я иду и по какому поводу...
поощряю, как могу, пока только хорошим отношением... 04.10.2011 20:15:02, komarel
поощряю, как могу, пока только хорошим отношением... 04.10.2011 20:15:02, komarel
так я выключила ещё вчера (отвечала на все выпады спокойно и профессионально с копией руководству), а ждали что этот режим "маленькой девочки" - мой основной - я ж молодая и глупая блондинка...
04.10.2011 19:51:36, komarel
ну и пусть ждут, коли им охота.
Кстати, включать режим глупой блондинки иногда так здорово...) Я только недавно научилась это делать, и буду продолжать совершенствоваться. 04.10.2011 19:56:53, Вечная Весна
Кстати, включать режим глупой блондинки иногда так здорово...) Я только недавно научилась это делать, и буду продолжать совершенствоваться. 04.10.2011 19:56:53, Вечная Весна
я мобильна в этом смысле - могу завтра включить, но не уверена, что руководство не удивится, они же со мной рядом сидят...
04.10.2011 19:59:20, komarel
"включить блондинку" значит дать собеседнику почувствовать себя умнее, солиднее, побыть покровителем. Человек от этого добреет и мягчеет и испытывает к "блондинке" самые тёплые чувства. Умников полно, радушия мало)
04.10.2011 20:07:07, Вечная Весна
не думаю, что её поведение сейчас располагает меня к радушию... а я ведь добрая, ага, и милая очень, и всем во всём всегда помогаю, не рабирая "моё"-"не моё"
04.10.2011 20:17:48, komarel
гм, во-первых - успокоиться.
во-вторых - завтра на совещание принести план мероприятий по недопущению такой котовасии со стороны отдела.
я предлагаю журнал отправки срочных документов, с указанием даты и времени передачи т.к. не дай бог что ещё повторится.
также написать бурды типа курьеров-срочных нарочных или фельдегеря для таких писем.
на главного бухгалтера не наезжать в ЛЮБОМ случае. её вину не обозначать даже намёком. это грех в любом заведении - главный бухгалтер для сотрудников должен быть святее папы римского. во всяком случае она должна так думать. 04.10.2011 19:42:52, tЮлька
во-вторых - завтра на совещание принести план мероприятий по недопущению такой котовасии со стороны отдела.
я предлагаю журнал отправки срочных документов, с указанием даты и времени передачи т.к. не дай бог что ещё повторится.
также написать бурды типа курьеров-срочных нарочных или фельдегеря для таких писем.
на главного бухгалтера не наезжать в ЛЮБОМ случае. её вину не обозначать даже намёком. это грех в любом заведении - главный бухгалтер для сотрудников должен быть святее папы римского. во всяком случае она должна так думать. 04.10.2011 19:42:52, tЮлька
<также написать бурды типа курьеров-срочных нарочных или фельдегеря для таких писем> - фсё уже сделано и работает, НО! если письмо лежит в нужном лотке и с описью
главбух не виновата, исполнителем был отдел документарных операций, так что никто её ни в чём и не обвиняет, и вообще я до последнего времени очень хорошо к ней относилась... но, видимо, повела себя не так, как она от меня ожидала 04.10.2011 19:49:50, komarel
главбух не виновата, исполнителем был отдел документарных операций, так что никто её ни в чём и не обвиняет, и вообще я до последнего времени очень хорошо к ней относилась... но, видимо, повела себя не так, как она от меня ожидала 04.10.2011 19:49:50, komarel
ну значит надо лично приём-передачу организовывать для срочных писем, если лотки не работают.
другого варианта ведь нет, как я понимаю. 04.10.2011 19:51:31, tЮлька
другого варианта ведь нет, как я понимаю. 04.10.2011 19:51:31, tЮлька
могу у себя в кабинете поставить лотки (я всегда на месте, и сейчас тоже) и самолично регистрировать и контролировать такие письма, рассылать ремайндеры, но должность моя тогда иначе должна называться...
04.10.2011 19:53:29, komarel
:)
а что, журнал положить в этот же лоток не судьба, чтобы носители этих писем их сами регистрировали?
привязать его верёвочкой и пусть складывают и вписывают туды:) 04.10.2011 19:58:04, tЮлька
а что, журнал положить в этот же лоток не судьба, чтобы носители этих писем их сами регистрировали?
привязать его верёвочкой и пусть складывают и вписывают туды:) 04.10.2011 19:58:04, tЮлька
у нас электронная регистрация в приёмной, потом зарегистрированное и запечатанное письмо кладётся исполнителем в лоток...
04.10.2011 20:00:46, komarel
тогда совсем не понятно, чего хотят от вас.
а позвать за компанию на совещание начальника провинившегося отдела никак?
с формулировкой - для оптимизации процесса отправки и там стрелки перевести в процессе? 04.10.2011 20:02:31, tЮлька
а позвать за компанию на совещание начальника провинившегося отдела никак?
с формулировкой - для оптимизации процесса отправки и там стрелки перевести в процессе? 04.10.2011 20:02:31, tЮлька
<а позвать за компанию на совещание начальника провинившегося отдела никак?>
я так и сделала сегодня
но искренне не понимаю, почему этого не сделал инициатор совещания... 04.10.2011 20:05:31, komarel
я так и сделала сегодня
но искренне не понимаю, почему этого не сделал инициатор совещания... 04.10.2011 20:05:31, komarel
судя по нашему последнему разговору именно что обвинять, да и из других отделов все ждут завтрашнего "зрелища", значит, все в курсе, хотя я ни с кем не обсуждала
04.10.2011 20:20:45, komarel
Не совсем понятно, кто складывает почту в нужные лотки - т.е. кто отвечает за то, чтобы срочное письмо ушло в тот же день. Какая система передачи этой информации?
04.10.2011 19:41:22, Petra
а главное - какова система регистрации и могут ли регистрационные записи служить доказательством невиновности автора.
04.10.2011 19:45:18, Маграт
исходящие зарегистрированы в день отправки, но это уже позже нормативных сроков, отнесены на почту в тот же день
04.10.2011 19:55:33, komarel
Иным словами, было бы неплохо, если бы вы отправляли письма раньше, чем они подготовлены исполнителями и поступили в ваш отдел для отправки?
04.10.2011 20:54:18, Oblina
:)
а ещё лучше сами бы их и готовили :)
пока это не достижимо - мы же глупые курицы, поэтому от нас требуется, видимо, чтобы мы сами отправляли ФСЕ письма как ценные, не ожидая адекватного поведения от исполнителя 04.10.2011 21:19:03, komarel
а ещё лучше сами бы их и готовили :)
пока это не достижимо - мы же глупые курицы, поэтому от нас требуется, видимо, чтобы мы сами отправляли ФСЕ письма как ценные, не ожидая адекватного поведения от исполнителя 04.10.2011 21:19:03, komarel
я уже на работе, одета строго по протоколу :)
вряд ли меня можно назвать "глупой курицей", просто крайне нерентабельно искать на моё место кого-то другого :)
в крайнем случае, подробнее пригляжусь к Газпрому :) 05.10.2011 09:25:02, komarel
вряд ли меня можно назвать "глупой курицей", просто крайне нерентабельно искать на моё место кого-то другого :)
в крайнем случае, подробнее пригляжусь к Газпрому :) 05.10.2011 09:25:02, komarel
если не оформить письмо как ценное, оно "by default" отправляется как обычное
запечатывает-оформляет письмо, кладёт его в нужный лоток исполнитель 04.10.2011 19:43:33, komarel
запечатывает-оформляет письмо, кладёт его в нужный лоток исполнитель 04.10.2011 19:43:33, komarel
Исполнитель - это отправитель из другого отдела или один из Ваших подчиненных? А ценные письма где-то регистрируются (кто принес, когда, подпись)?
04.10.2011 19:46:37, Petra
ну конечно, исполнитель - не мой подчинённый, о том и речь, как я могу контролировать действия сотрудников всего предприятия...
ценные письма лежат отдельно, оформляются иначе и отправляются со спец.обученным человеком (курьером) - сотрудником почты, чтобы не дай Б-г не прошляпить срок отправки 04.10.2011 20:03:53, komarel
ценные письма лежат отдельно, оформляются иначе и отправляются со спец.обученным человеком (курьером) - сотрудником почты, чтобы не дай Б-г не прошляпить срок отправки 04.10.2011 20:03:53, komarel
Читайте также
7 причин не носить брекеты: когда они противопоказаны и почему
Кому нельзя носить брекеты?